Como criar um email profissional? Veja o passo a passo!

Você já considerou criar um email profissional para sua empresa? O email é uma das ferramentas de comunicação mais utilizadas no mundo empresarial. 

Ter um email profissional pode ajudar a melhorar a imagem da sua empresa e facilitar a comunicação com seus clientes e parceiros de negócios.

Neste artigo, vamos falar sobre como criar um email profissional e como ele pode ajudar a melhorar a eficiência da sua empresa.

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O que é um email profissional?

Um email profissional é um endereço de email que usa o nome da sua empresa ou organização como parte do endereço. 

Por exemplo, se o nome da sua empresa é ABC Serviços, seu endereço de email profissional pode ser contato@abcservicos.com.br. 

Ele também pode ajudar a melhorar a credibilidade da sua empresa e a transmitir uma imagem mais profissional para os seus clientes.

Por que é importante ter um email profissional?

Criar um email profissional pode trazer diversos benefícios para sua empresa. Veja alguns exemplos:

Transmitir uma imagem profissional

Usar um email gratuito como Gmail ou Yahoo pode passar a impressão de que sua empresa é pequena ou amadora. 

Além disso, ele é um ótimo caminho para ajudar a transmitir uma imagem mais profissional e confiável para seus clientes.

Melhorar a comunicação com seus clientes

Outro ponto positivo de se ter um email profissional está na possibilidade de gerenciar melhor a sua comunicação com seus clientes. 

Por exemplo, você pode criar endereços de email diferentes para diferentes departamentos da empresa, como vendas@abcservicos.com.br ou suporte@abcservicos.com.br.

Aumentar a segurança

Você também pode configurar políticas de segurança para garantir que as informações confidenciais da empresa sejam compartilhadas apenas com pessoas autorizadas. Isso será de grande ajuda para aumentar o nível de segurança das informações da sua empresa.

Criar uma identidade de marca

A identidade da marca da sua empresa é outro ponto que também pode ter uma melhor através de um endereço de email profissional, uma vez que ele facilita o reconhecimento do seu negocio entre clientes e parceiros.

Como criar um email profissional?

Criar um email profissional é relativamente simples. Aqui estão os passos básicos que você precisa seguir:

Passo 1: escolha um provedor de email profissional

Existem diversos provedores de email profissional disponíveis, como Google Workspace, Microsoft 365 e Zoho Mail. Cada provedor tem suas próprias vantagens e desvantagens, então escolha aquele que melhor atenda às necessidades da sua empresa.

Passo 2: escolha um nome de domínio

Um nome de domínio é o endereço que as pessoas usam para acessar seu site. Por exemplo, o nome de domínio do Google é google.com. Escolha um nome de domínio que reflita o nome da sua empresa ou organização.

Passo 3: configure o email profissional

Depois de escolher o provedor de email profissional e o nome de domínio, você precisa configurar o email profissional. Isso envolve a criação de contas de email para cada membro da sua equipe e a configuração de políticas de segurança.

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Como escolher um provedor de email profissional?

Ao escolher um provedor de e-mail profissional, é importante considerar as necessidades da sua empresa. A seguir estão algumas coisas a serem consideradas ao escolher um provedor de e-mail profissional.

Segurança

Um provedor de e-mail profissional deve oferecer recursos de segurança robustos para garantir que as informações confidenciais da sua empresa estejam protegidas.

Verifique se o provedor também oferece criptografia de ponta a ponta, autenticação de dois fatores e outras medidas de segurança.

Confiabilidade

É importante escolher um provedor de e-mail profissional que ofereça alta disponibilidade e confiabilidade.

Veja também se o provedor oferece um tempo de atividade de pelo menos 99,9% e suporte técnico 24 horas por dia, sete dias por semana.

Preço

Os preços dos provedores de email profissional podem variar significativamente. Tenha certeza de que o provedor conta com planos de preços transparentes e razoáveis para atender às necessidades da sua empresa.

Recursos

Cada provedor de email profissional oferece diferentes recursos e pacotes. Certifique-se de escolher um provedor que ofereça os recursos necessários para a sua empresa, como armazenamento de email, calendários compartilhados, integração com outras ferramentas de produtividade e assim por diante.

Como configurar políticas de segurança para seu email profissional?

Configurar políticas de segurança é uma parte importante de configurar seu email profissional. 

Aqui estão algumas das políticas de segurança que você pode configurar para proteger as informações confidenciais da sua empresa:

Autenticação de dois fatores

A autenticação de dois fatores é uma medida de segurança que exige que os usuários digitem uma senha e um código enviado por SMS ou gerado por um aplicativo de autenticação para fazer login em suas contas de email.

Isso torna muito mais difícil para hackers invadirem suas contas de email.

Políticas de senha forte

Exigir senhas fortes é outra medida de segurança importante. Certifique-se de que seus usuários escolham senhas que sejam difíceis de adivinhar e que contenham letras maiúsculas e minúsculas, números e caracteres especiais.

Verificação de spam e phishing

Configure filtros de spam e phishing para impedir que emails maliciosos cheguem à caixa de entrada dos seus usuários. 

Políticas de retenção de email

As políticas de retenção de email definem quanto tempo os emails devem ser mantidos. Isso pode ser importante para fins legais ou regulatórios. Não se esqueça de configurar as políticas de retenção de email adequadas para sua empresa.

Como usar seu email profissional de forma eficiente?

Agora que você configurou seu email profissional, é importante usá-lo de forma eficiente para maximizar seus benefícios. 

Aqui estão algumas dicas para usar seu email profissional de forma eficiente:

Mantenha sua caixa de entrada organizada

Mantenha sua caixa de entrada organizada para evitar a perda de emails importantes. 

Use pastas para categorizar emails por assunto e responda a emails importantes o mais rápido possível para evitar atrasos desnecessários.

Use respostas automáticas

Use respostas automáticas para informar seus clientes e parceiros de negócios que você está fora do escritório ou que não poderá responder a emails imediatamente. 

Isso ajuda a gerenciar as expectativas dos seus contatos e pode ajudar a evitar problemas de comunicação.

Configure alertas de email 

Configure alertas de email para notificá-lo quando você receber um email importante. Isso ajuda a garantir que você não perca mensagens importantes.

Use assinaturas de email profissional

Use assinaturas de email profissional para adicionar informações importantes, como seu nome, cargo, telefone e endereço de site.

Isso ajuda a transmitir uma imagem profissional e facilita a comunicação com seus clientes e parceiros de negócios.

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Não compartilhe informações confidenciais por email

Evite compartilhar informações confidenciais por email sempre que possível. Se for necessário compartilhar informações confidenciais, use criptografia de ponta a ponta para proteger as informações.